Oznámení o zpracování osobních údajů | Vězeňská služba České republiky

Informační memorandum

Informace o zpracování osobních údajů
Vězeňskou službou České republiky

Preambule

Spravující orgán osobních údajů, organizační složka státu Vězeňská služba České republiky, ozbrojený bezpečnostní sbor a správní úřad jako celek, jakož i jednotlivé organizační jednotky Generální ředitelství Vězeňské služby České republiky, vazební věznice, věznice, ústavy pro výkon zabezpečovací detence, Střední odborné učiliště a Akademie Vězeňské služby České republiky, respektujíce důležitost a významnost ochrany osobních údajů fyzických osob, jak jest vyjádřena v zákoně č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a v Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)a deklaruje soulad s uvedenými právními předpisy.

Prohlašuje, že zpracování osobních údajů, které ke dni nabytí přímé účinnosti obecného nařízení o ochraně osobních údajů dnem 25. května 2018 a zákona o zpracování osobních údajů dnem 24. dubna 2019 u Vězeňské služby České republiky probíhalo v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, bylo uvedeno v soulad s obecným nařízením o ochraně osobních údajů a zákonem o zpracování osobních údajů.

Kontakt na spravující orgán:

Vězeňská služba České republiky
Soudní 1672/1a
P. O. Box 3
140 67 Praha 4

Adresa elektronické podatelny: e-podatelna@grvs.justice.cz
ID datové schránky: b86abcb

I.
Předmět Informačního memoranda

Prostřednictvím Informačního memoranda („Memorandum“) Vězeňská služba České republiky v postavení spravujícího orgánu informuje subjekty údajů i občanskou veřejnost o tom, jaké osobní údaje zpracovává a na základě jakých právních titulů, a klade si za cíl tyto transparentně zpravit o základních zásadách zabezpečení osobních údajů a o právech subjektu údajů (fyzických osob) na informace o zpracování příslušných kategorií osobních údajů.

II.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřenec pro ochranu osobních údajů („pověřenec“) je jmenován statutárním orgánem Vězeňské služby České republiky v souladu s § 14 zákona o zpracování osobních údajů, resp. článkem 37 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále též „GDPR“).

Postavení pověřence upravuje článek 38 GDPR. V podmínkách Vězeňské služby České republiky je jeho postavení, úkoly a činnosti, které plní, dále rozvedeny v organizačním řádu Generálního ředitelství Vězeňské služby České republiky a ve Statutu pověřence, vydanými jako vnitřní předpisy Vězeňské služby České republiky.

Úlohou pověřence je pak především poradenství a podávání informací spravujícímu orgánu a zpracovatelům osobních údajů o povinnostech ve smyslu zákona o zpracování osobních údajů, GDPR a Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů příslušnými orgány za účelem prevence, vyšetřování, odhalování či stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení rámcového rozhodnutí Rady 2008/977/SVV (dále též „Trestněprávní směrnice“), dále pak monitorování souladu zpracování osobních údajů s právními předpisy a pravidly v oblasti ochrany osobních údajů a zavádění opatření, která takový soulad zajistí.

Pověřenec v rámci plnění úkolů spolupracuje s dozorovým úřadem (Úřad pro ochranu osobních údajů) a řeší a oznamuje případy porušení zabezpečení osobních údajů (bezpečnostní incidenty).

Pověřenec

Jaroslav Bauer

Adresa pro písemný styk:

Vězeňská služba České republiky
Soudní 1672/1a
P. O. Box 3
140 67 Praha 4

Elektronická adresa: poverenec@grvs.justice.cz
Telefon: +420 244 024 802 (sekretariát odboru správního)
ID datové schránky: nzz9tgu

Úsek pověřence zpracovává stanoviska k jednotlivým druhům zpracování osobních údajů. Dbá na vyřizování dotazů a stížností subjektů osobních údajů. Určuje obsahové zaměření školení a koordinuje odbornou přípravu zaměstnanců a příslušníků Vězeňské služby České republiky.

III.
Pojem osobní údaj a kategorie osobních údajů

Osobním údajem jsou veškeré informace o identifikované či identifikovatelné fyzické osobě, která se označuje „subjekt údajů“. Subjektem údajů je tak fyzická osoba, kterou lze přímo nebo nepřímo identifikovat, např. zejména odkazem na jméno a příjmení, datum narození nebo rodné číslo, adresu trvalého pobytu, doručovací adresu, ID datové schránky, případně jiné údaje stanovené zvláštním zákonem, odkazem na síťový identifikátor nebo jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní či společenské identity této fyzické osoby. Mezi osobní údaje se řadí i tzv. organizační údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa či identifikační údaje vydané státem).

Ve specifických případech v souladu se zákonem o zpracování osobních údajů, GDPR a příslušnou zákonnou úpravou spravující orgán zpracovává zvláštní kategorii osobních údajů. Do této kategorie náleží také biometrické údaje (např. fotografie) a osobní údaje, které vypovídají o zdravotním stavu (tělesném nebo dušením zdraví) subjektu údajů nebo o členství v odborech.

IV.
Právní základ (právní titul) a zákonnost zpracování

Vězeňská služba České republiky zpracovává osobní údaje v režimu Hlavy III zákona o zpracování osobních údajů a na základě právních titulů uvedených v čl. 6 GDPR.

Právní titul zpracování je určen právní povinností, která se na spravující orgán vztahuje; vyplývá z obecně závazných právních předpisů a mezinárodních závazků, jimiž je Česká republika a Vězeňská služba České republiky vázána [čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR].

Právní základ je dán nezbytností pro splnění smlouvy, kdy smluvní stranou je subjekt údajů, anebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů [čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR].

Zpracování osobních údajů je v souladu s právem, pokud je to nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jímž je Vězeňská služba České republiky jako spravující orgán pověřena [čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR].

V omezených případech je právním titulem souhlas subjektu údajů učiněný pro určitý účel a tím pro rozsah zpracování jeho osobních údajů [čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR].

Zpracování osobních údajů je zákonné, je-li splněna nejméně jedna z uvedených podmínek, a to vždy v konkrétním, odpovídajícím rozsahu.

V.
Smlouva se zpracovatelem

Spravující orgán je oprávněn sjednat „Smlouvu o zpracování osobních údajů“ s externím subjektem – zpracovatelem. Smlouva uzavřená podle článku 28 GDPR musí mít písemnou formu. Musí v ní být zejména výslovně uvedeno v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá, musí obsahovat záruky zpracovatele ohledně přijetí a dodržování technických a organizačních opatření k zajištění bezpečné ochrany osobních údajů.

Příklady agend a legitimního zpracování osobních údajů

VI.
Zpracování osobních údajů v oblasti zaměstnaneckých a obdobných vztahů

Spravující orgán zpracovává osobní údaje příslušníků ve služebním poměru k Vězeňské službě České republiky podle zákona o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů a zaměstnanců v pracovněprávním vztahu k Vězeňské službě České republiky podle zákoníku práce v rozsahu upraveném zejména těmito zákony a jinými právními předpisy (v platném znění):

zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky
zákon č. 279/1992 Sb., o některých dalších předpokladech pro výkon některých funkcí obsazovaných ustanovením nebo jmenováním příslušníků Policie České republiky a příslušníků Sboru nápravné výchovy České republiky
zákon č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky
zákon č. 247/2000 Sb., o získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel a o změnách některých zákonů
zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů
zákon č. 95/2004 Sb., o podmínkách získávání a uznávání odborné způsobilosti a specializované způsobilosti k výkonu zdravotnického povolání lékaře, zubního lékaře a farmaceuta
zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti
zákon č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách)
zákon č. 186/2013 Sb., o státním občanství České republiky a o změně některých zákonů (zákon o státním občanství České republiky)
zákon č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich
nařízení vlády č. 590/2006 Sb., kterým se stanoví okruh a rozsah jiných důležitých osobních překážek v práci
vyhláška č. 487/2004 Sb., o osobnostní způsobilosti, která je předpokladem pro výkon služby v bezpečnostním sboru

Zpracování se provádí zejména pro účely výběru uchazečů o zaměstnání a výkon služby, vedení personálních evidencí a statistik, kontroly dosaženého vzdělání, započitatelné praxe, průběhu dosavadního zaměstnání, odborné způsobilosti k výkonu profese, k zajištění ochrany práv a oprávněných zájmů zaměstnanců, osobnostní a odborné způsobilosti. Osobní údaje se zpracovávají i pro účely vzdělávání příslušníků a zaměstnanců Vězeňské služby České republiky, jež provádí Akademie Vězeňské služby.

VII.

Zpracování osobních údajů v oblasti evidence osob ve výkonu trestu odnětí svobody, výkonu vazby a výkonu zabezpečovací detence

Spravující orgán zpracovává osobní údaje osob ve výkonu trestu odnětí svobody, výkonu vazby a výkonu zabezpečovací detence pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Vězeňská služba České republiky pověřena [čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR]. Právní důvod je realizován zejména v rozsahu těchto zákonů a právních předpisů (v platném znění):

zákon č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky
zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád)
zákon č. 293/1993 Sb., o výkonu vazby
zákon č. 169/1999 Sb., o výkonu trestu odnětí svobody a o změně některých souvisejících zákonů
zákon č. 137/2001 Sb., o zvláštní ochraně svědka a dalších osob v souvislosti s trestním řízením a o změně zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
zákon č. 129/2008 Sb., o výkonu zabezpečovací detence a o změně některých souvisejících zákonů
zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník
zákon č. 45/2013 Sb., o obětech trestných činů a o změně některých zákonů (zákon o obětech trestných činů)
zákon č. 104/2013 Sb., o mezinárodní justiční spolupráci ve věcech trestních
vyhláška č. 109/1994 Sb., kterou se vydává řád výkonu vazby
vyhláška č. 345/1999 Sb., kterou se vydává řád výkonu trestu odnětí svobody

VIII.
Zpracování osobních údajů v oblasti odměňování a sociálního zabezpečení

Právním důvodem zpracování osobních údajů je nezbytnost pro splnění právní povinnosti uložené Vězeňské službě České republiky či je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Vězeňská služba České republiky jako spravující orgán zmocněna nebo pověřena [čl. 6 odst. 1 písm. c) a písm. e) GDPR]. Právní důvod vyplývá zejména z těchto zákonů a předpisů (v platném znění):

zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění
zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění
zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění
zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník

Spravující orgán zpracovává osobní údaje za účelem evidence docházky a s tím související zúčtování platu nebo služebního příjmu, odměn, srážek z platu nebo služebního příjmu, odvodů na sociální pojištění, pojistné zdravotní, daně z příjmu, výplaty nemocenských dávek, odstupného nebo odchodného, výsluhových příspěvků, důchodů příslušníků a bývalých příslušníků apod. Do této kategorie zpracovávání osobních údajů náleží také údaj o bankovním účtu a plnění závazků z Kolektivní smlouvy nebo Kolektivní dohody, čerpání z Fondu kulturních a sociálních potřeb; za tím účelem mohou být zpracovávány též osobní údaje osob blízkých.

Osobní údaje se zpracovávají také pro potřeby správního řízení s účelem vydání a doručení rozhodnutí, jímž se v určité věci zakládají, mění nebo ruší práva anebo povinnosti jmenovitě určené osoby nebo jímž se prohlašuje, že taková osoba práva nebo povinnosti má anebo nemá, spravující orgán vydává individuální rozhodnutí.

IX.
Zpracování osobních údajů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci

Spravující orgán zpracovává osobní údaje příslušníků ve služebním poměru a zaměstnanců v pracovněprávním vztahu v rozsahu stanoveném zejména těmito zákony a právními předpisy (v platném znění):

zákon č. 309/2006 Sb., kterým se upravují další požadavky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v pracovněprávních vztazích a o zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při činnosti nebo poskytování služeb mimo pracovněprávní vztahy (zákon o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci)
zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách
nařízení vlády č. 390/2021 Sb., o bližších podmínkách poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků
nařízení vlády č. 361/2007 Sb., kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci
nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu
vyhláška č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli

Legitimní zpracování osobních údajů realizované osobou odborně způsobilou k prevenci rizik (technik bezpečnosti práce) představuje nástroj ochrany zdraví příslušníka bezpečnostního sboru při výkonu služby nebo zaměstnance při výkonu práce a v souvislosti s právní ochranou zaměstnavatele, při obhajování jeho oprávněných zájmů, a to zejména vůči orgánům státního odborného dozoru.

X.
Zpracování na úseku veřejných zakázek, nakládání s majetkem státu,
zpracování v záležitostech právních a ostatních veřejných výdajů

Osobní údaje jsou zpracovávány pro splnění smlouvy, nebo k opatření přijatým před jejím uzavřením [čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR]. Rozumí se tím zadávací podmínky pro poptávková a zadávací řízení ohledně veřejných zakázek a související proces jejich vyhodnocení včetně obchodních a jiných majetkových smluv sjednávaných spravujícím orgánem. Ujednání pronájmu nebo jiného nakládání s nevyužívaným majetkem státu, realizaci rekonstrukcí objektů Vězeňské služby České republiky dle usnesení vlády České republiky č. 185/2015 a zajištění centrálních nákupů. Spravující orgán zpracovává osobní údaje rovněž za účelem vydávání plné moci pro jednání za Vězeňskou službu České republiky.

Osobní údaje jsou dále zpracovávány za účelem zastupování Vězeňské služby České republiky v soudních sporech a při činnosti poradních orgánů a komisí generálního ředitele Vězeňské služby České republiky.

Při uvedeném zpracování se užijí zejména následující zákony a právní předpisy (v platném znění):

zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla)
zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích
zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek
vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu

Zásadám, bezpečnostním, technickým a organizačním opatřením při zpracovávání osobních údajů u příslušníků a zaměstnanců Vězeňské služby České republiky podléhá také evidence materiálu, jako majetku státu, vydaného příslušníkům a zaměstnancům.

XI.
Zpracování osobních údajů na úseku kontrolní činnosti,
šetření podnětů a stížností

Spravující orgán je oprávněn získávat osobní údaje v rámci prováděných kontrol a šetření v souladu s právem České republiky a zpracování osobních údajů je v souladu s pravidly ochrany osobních údajů. Pravidla stanoví právní úprava a Trestněprávní směrnice.

Zpracování osobních údajů je realizováno v rozsahu upraveném zejména těmito zákony (v platném znění):

zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád)
zákon č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky
zákon č. 293/1993 Sb., o výkonu vazby
zákon č. 169/1999 Sb., o výkonu trestu odnětí svobody a o změně některých souvisejících zákonů
zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole)
zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
zákon č. 129/2008 Sb., o výkonu zabezpečovací detence a o změně některých souvisejících zákonů
zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád)

Vězeňská služba České republiky může [§ 23a odst. 2 zákona č. 555/1992 Sb.] předávat nebo zpřístupňovat osobní údaje orgánům příslušným k předcházení, vyhledávání a odhalování trestné činnosti a stíhání trestných činů, výkonu trestů a ochranných opatření, zajišťování bezpečnosti České republiky, veřejného pořádku a vnitřní bezpečnosti, včetně pátrání po osobách a věcech. Osobní údaje z evidence osob ve výkonu zabezpečovací detence, ve výkonu vazby a výkonu trestu odnětí svobody předává nebo zpřístupňuje na žádost též a) soudům a státním zastupitelstvím při výkonu jejich další působnosti, b) ministerstvu a Rejstříku trestů, c) orgánům veřejné moci, pokud je potřebují pro svou činnost, a d) jiným osobám, pokud osvědčí právní zájem na předání nebo zpřístupnění osobních údajů a jejich předání nebo zpřístupnění nebrání zvláštní zákon.

XII.
Zpracování osobních údajů v souvislosti se vstupem do střežených objektů

Vězeňská služba České republiky spravuje a střeží vazební věznice, věznice a ústavy pro výkon zabezpečovací detence, odpovídá za dodržování podmínek výkonu vazby, výkonu trestu odnětí svobody a výkonu zabezpečovací detence. Zajišťuje pořádek a bezpečnost v budovách soudů, státních zastupitelství a Ministerstva spravedlnosti České republiky a v jiných místech jejich činnosti a zajišťuje pořádek a bezpečnost při výkonu pravomoci soudů a státních zastupitelství. V souvislosti se vstupem do chráněných objektů kontroluje vstupy a eviduje osobní údaje osob, které jsou osobami blízkými ve vztahu k osobám ve výkonu trestu odnětí svobody nebo v zabezpečovací detenci, zpracovává osobní údaje návštěv odsouzeného pro účely poskytování právního zastupování a právní pomoci advokátem v trestní či jiné věci. Eviduje údaje vztahující se k osobám, jež konají pravomoc orgánů činných v trestním řízení.

Zpracování osobních údajů je realizováno v rozsahu upraveném zejména těmito právními předpisy (v platném znění):

zákon č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky
zákon č. 283/1993 Sb., o státním zastupitelství
zákon č. 293/1993 Sb., o výkonu vazby
zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii
zákon č. 169/1999 Sb., o výkonu trestu odnětí svobody a o změně některých souvisejících zákonů
zákon č. 349/1999 Sb., o Veřejném ochránci práv
zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí
zákon č. 257/2000 Sb., o Probační a mediační službě a o změně zákona č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních orgánů státní správy České republiky, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů a zákona č.359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí (zákon o Probační a mediační službě)
zákon č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností a o změně některých zákonů (zákon o církvích a náboženských společnostech)
zákon č. 129/2008 Sb., o výkonu zabezpečovací detence a o změně některých souvisejících zákonů
zákon č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
vyhláška č. 109/1994 Sb., kterou se vydává řád výkonu vazby
vyhláška č. 345/1999 Sb., kterou se vydává řád výkonu trestu odnětí svobody

Spravující orgán na základě právního titulu výkonu veřejné moci v oblasti vězeňství, kterou je Vězeňská služba České republiky pověřena [čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR], ke střežení objektů a za účelem splnění podmínek prevence proti mimořádným událostem, narušení pořádku a bezpečnosti vězeňských (detenčních) zařízení, užívá přiměřeně prostředky kamerového monitorování u vstupů a vjezdů do střežených objektů, stavebně technického zabezpečení uvnitř objektů a v nezbytném rozsahu i prostranství bezprostředně k chráněným objektům přiléhající.

XIII.
Zpracování osobních údajů ve věci práva
na svobodný přístup k informacím

Svobodný přístup k informacím (ve smyslu čl. 17 Listiny základních práv a svobod a dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím) je legitimním zájmem veřejnosti, zejména ve vztahu k transparentnosti činnosti státní správy a jejího nakládání s veřejnými prostředky. Spravující orgán zpracovává osobní údaje fyzické osoby, jež je žadatelem o poskytnutí informace, v rozsahu stanoveném zákonem, a to při podání žádosti, řízení a rozhodnutí o ní, v záležitostech doručování nebo pro řízení při podání opravného prostředku.

Oprávnění ke zpracování osobních údajů vyplývá zejména ze zákonné úpravy, jež stanoví:

zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Nález Ústavního soudu sp. zn. IV. ÚS 1378/16 ze dne 17. října 2017
Nález Ústavního soudu sp. zn. IV. ÚS 1200/16 ze dne 3. dubna 2018

XIV.
Zpracování osobních údajů při výkonu spisové a archivní služby
a služeb eGovernmentu

Zpracování osobních údajů při výkonu spisové a archivní služby a plnění služeb eGovernmentu je založeno právními předpisy. Spravující orgán určuje výkon spisové a archivní služby, spravuje správní archiv a spisovny. Zabezpečuje začlenění Vězeňské služby České republiky do celostátní systémové koordinace procesů elektronizace veřejné správy, služeb eGovernmentu a rozvoje základních registrů České republiky.

Při výkonu spisové služby jsou spravujícím orgánem vedeny osobní údaje o podateli v rozsahu nezbytném pro řízení o podání a jeho vyřízení, a to do procesu skartačního řízení včetně možné archivace dokumentů. Výkon spisové služby probíhá primárně v elektronickém systému spisové služby; listinná podání jsou vyřizována v rámci hybridních spisů. Výkon spisové a archivní služby je upraven spisovým řádem a skartačním plánem spravujícího orgánu; doručování se řídí právními předpisy.

V oblasti plnění služeb eGovermentu spravující orgán vede evidence příslušníků a zaměstnanců s přístupem do Informačních systémů veřejné správy a agendových systémů, v nichž má jako orgán veřejné moci právo zřizovat, editovat a rušit (mazat/deaktivovat) jejich uživatele, stanovovat rozsah oprávnění, provádět kontrolu a audit přístupů (např. CzechPOINT@office). Spravující orgán je Klientskou registrační autoritou poskytovatele certifikačních služeb a za tímto účelem zpracovává osobní údaje žadatelů a držitelů kvalifikovaných osobních certifikátů, vázaných na příslušnost k Vězeňské službě České republiky, jimž příslušné certifikáty zřizuje a odnímá; stanoví podmínky pro užití elektronického podpisu uvnitř i vně organizace.

Zpracování osobních údajů je realizováno v rozsahu upraveném například těmito zákony a jinými právními předpisy (v platném znění):

zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách)
zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky
zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích)
zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech
zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce
vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
vyhláška č. 464/2012 Sb., o stanovení specifikace jednotlivých základních služeb a základních kvalitativních požadavků na jejich poskytování

Spravující orgán je oprávněn předávat zpracovávané osobní údaje, včetně statistických (podrobené pseudonymizaci), když na základě daných pravomocí spolupracuje s poskytovatelem poštovních a certifikačních služeb, s Národním archivem, Ministerstvem spravedlnosti České republiky, Ministerstvem vnitra České republiky, dále Ústavem pro studium totalitních režimů, Archivem bezpečnostních složek, rovněž státními a oblastními archivy, bezpečnostními archivy, specializovanými archivy, Kabinetem dokumentace a historie Vězeňské služby České republiky a dalšími oprávněnými subjekty, pokud o to požádají.

XV.
Zpracování osobních údajů ve věci zabezpečení voleb a sčítání lidu

Vězeňská služba České republiky odpovídá za dodržování zákonem stanovených podmínek výkonu vazby, výkonu trestu odnětí svobody a výkonu zabezpečovací detence na území České republiky, když k takovému výkonu veřejné moci je ze zákona pověřena [čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR], zabezpečuje podle čl. 21 Listiny základních práv a svobod právo volební u osob ve výkonu vazby, výkonu trestu odnětí svobody či zabezpečovací detence. V této souvislosti vede seznamy voličů na základě zákonné úpravy (v platném znění):

zákon č. 247/1995 Sb., o volbách do Parlamentu České republiky a o změně a doplnění některých dalších zákonů
zákon č. 130/2000 Sb., o volbách do zastupitelstev krajů a o změně některých zákonů
zákon č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí a o změně některých zákonů
zákon č. 62/2003 Sb., o volbách do Evropského parlamentu a změně některých zákonů
zákon č. 275/2012 Sb., o volbě prezidenta republiky a o změně některých zákonů (zákon o volbě prezidenta republiky)

Vězeňská služba České republiky dále v určeném termínu a rozsahu zpracovává osobní údaje vězněných osob podle zákona o sčítání lidu, domů a bytů v rozsahu daném tímto zákonem a prováděcím předpisem.

XVI.
Poskytování zdravotních služeb

Spravující orgán v rámci svých odborných zdravotnických útvarů zpracovává osobní údaje včetně zvláštní kategorie osobních údajů v závislosti na poskytování preventivní, diagnostické a léčebné péče, pracovně-lékařských služeb, posudkové a ošetřovatelské péče. Zpracovává osobní údaje o zdravotním stavu, plní-li úkoly orgánu nemocenského pojištění a rozhoduje ve věcech nemocenského pojištění.

V nezbytném rozsahu je oprávněn předávat osobní údaje k zajištění součinnosti s dalšími poskytovateli zdravotních služeb a zdravotnickými zařízeními a se zdravotními pojišťovnami. Spravující orgán zpracovává osobní údaje a zvláštní osobní údaje v rozsahu upraveném zejména následujícími zákony a jinými právními předpisy (v platném znění):

zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění
zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách)
zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách
vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci
vyhláška č. 99/2012 Sb., o požadavcích na minimální personální zabezpečení zdravotních služeb
vyhláška č. 79/2013 Sb., provedení některých ustanovení zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách (vyhláška o pracovně-lékařských službách a některých druzích posudkové péče)
vyhláška 319/2023 Sb. - o stanovení hodnot bodu, výše úhrad za hrazené služby a regulačních omezení pro rok 2024

XVII.
Zpracování pro statistické účely. Pseudonymizace osobních údajů

Spravující orgán zpracovává podle právního titulu, který vyplývá z obecně závazných právních předpisů a mezinárodních závazků, jimiž je Česká republika a Vězeňská služba České republiky vázána [čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR], pro účely archivace ve veřejném zájmu, účely vědecké, výzkumné a statistické pseudonymizované údaje, pokud lze tímto způsobem splnit sledované účely. „Pseudonymizací“ se rozumí zpracování osobních údajů, které nelze přiřadit ke konkrétnímu subjektu údajů bez užití dodatečných informací. Viz například:

zákon č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě
zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv)

XVIII.
Záznamy o činnostech zpracování

Vězeňská služba České republiky jako spravující orgán osobních údajů vede ve smyslu § 32 odst. 4 zákona o zpracování osobních údajů, resp. čl. 30 GDPR záznamy o činnostech zpracování.

XIX.
Zásada povinnosti mlčenlivosti

Zaměstnanci spravujícího orgánu v pracovním poměru a dle dohod konaných mimo pracovní poměr, příslušníci ve služebním poměru ke správci a osoby, které zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy se spravujícím orgánem, nebo osoby, které v rámci plnění zákonem stanovených oprávnění a povinností přichází do styku s osobními údaji u spravujícího orgánu nebo zpracovatele, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o organizačních a technických opatřeních, jejichž zveřejnění by mohlo ohrozit bezpečnost osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá také po skončení pracovního nebo služebního poměru, zaměstnání nebo příslušných prací.

Zásada povinnosti mlčenlivosti pro zaměstnance a příslušníky spravujícího orgánu vyplývá zejména z následujících právních předpisů (v platném znění):

zákon č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky
zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

XX.
Práva subjektu údajů

Subjektu údajů dle zákona o zpracování osobních údajů a GDPR náleží vůči spravujícímu orgánu řada práv (právo na informace, právo na přístup k osobním údajům včetně pořízení kopie zpracovávaných osobních údajů, právo na opravu údajů, na výmaz údajů, právo na omezení zpracování, právo na námitku atd.).

Spravující orgán na základě zákona o zpracování osobních údajů, respektive GDPR a sdělení dle tohoto Memoranda určí postup pro podání žádosti ve věci uplatnění práv subjektu údajů, dále vymezí proces, jehož prostřednictvím bude žádost o uplatnění práva vyřizována, včetně procesu, jímž budou realizována opatření, kterými se bude reagovat na žádost subjektu údajů (například se provede oprava).

„Žádost o sdělení informace o zpracování osobních údajů spravujícím orgánem“ určená k uplatnění práva subjektu údajů je ve formě formuláře určeného k vyplnění veřejně dostupná na webových stránkách spravujícího orgánu na adrese .

XXI.
Společné a závěrečné informace

Vězeňská služba České republiky je podle právní úpravy v ustanovení § 2 odst. 1 písm. i) zákona o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky povinna „vést evidenci osob ve výkonu vazby, ve výkonu zabezpečovací detence a ve výkonu trestu odnětí svobody na území České republiky“.

Právo na sdělení informací dle článku XX. Memoranda a výkon práv v souvislosti se zpracováním osobních údajů v průběhu anebo o průběhu omezení osobní svobody ve vazebních věznicích, věznicích a ústavu zabezpečovací detence na území České republiky náleží v souladu se Trestněprávní směrnicí a právní úpravou dle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, za právními předpisy stanovených podmínek osobám obviněným, odsouzeným a chovancům ve výkonu zabezpečovací detence a jiným fyzickým osobám, osvědčí-li na poskytnutí takové informace právní zájem.

Úsek pověřence pro ochranu osobních údajů
Vězeňská služba České republiky
22.8.2024

verze 2.1, revidováno k 22. 8. 2024

Č. j.: VS-74824-5/ČJ-2018-805100-DPO