Zákon č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži ČR, v platném znění, stanoví v § 2, že Vězeňská služba ČR vede evidenci osob ve výkonu vazby a trestu odnětí svobody na území ČR. Údaje z této evidence jsou podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, citlivými osobními údaji a je možné je sdělovat bez souhlasu vězně jen orgánům uvedeným v odstavci třetím § 23a zákona č. 555/1992 Sb.
Údaje z evidence osob ve výkonu vazby a výkonu trestu odnětí svobody Vězeňská služba poskytuje
- orgánům činným v trestním řízení (soudy všech stupňů, státní zastupitelství všech stupňů, policejní orgány (místní a obvodní oddělení Policie ČR, okresní a obvodní ředitelství Policie ČR, krajské správy a správa hl. m. Prahy Policie ČR), orgány Vojenské policie, orgány Vězeňské služby ČR, orgány Bezpečnostní informační služby a celní úřady),
- soudům a státním zastupitelstvím při výkonu jejich další působnosti (státní zástupci pověření dozorem nad výkonem vazby nebo trestu odnětí svobody, notáři apod.),
- správním orgánům a Rejstříku trestů, pokud je potřebují pro svou činnost (ministerstva a ústřední orgány státní správy, živnostenské a finanční úřady, úřady práce, přestupkové komise, ředitelství služby cizinecké a pohraniční policie, včetně oblastních ředitelství, oddělení a referátů),
- jiným osobám, pokud na poskytnutí informace osvědčí právní zájem a jejímu sdělení nebrání zvláštní zákon.“
Žadatelům uvedeným pod písm. a), b) a c) poskytuje Vězeňská služba veškeré údaje o vězních bez souhlasu těchto osob na základě písemné žádosti podané na stanoveném formuláři, opatřené úředním razítkem a podpisem oprávněné osoby. Podobně Vězeňská služba poskytuje informace orgánům a organizacím, které mají nárok na informace upraveny zákonem (např. Česká správa sociálního zabezpečení a její okresní pracoviště, finanční orgány, státní orgány a orgány obcí, které jsou příslušné podle zvl. zákonů ke správě daní, VZP a její územní pracoviště, ostatní zdravotní pojišťovny, veřejný ochránce práv, resp. jeho Kancelář, soudní exekutoři a další státní orgány (Vojenský úřad pro právní zastupování, Ústředí pro mezinárodně právní ochranu mládeže, školská zařízení pro výkon ústavní a ochranné výchovy, psychiatrické léčebny, Probační a mediační služba, sociální nebo finanční odbory a oddělení péče o dítě obecních a pověřených úřadů, Česká kancelář pojistitelů apod.), přičemž jsou těmto žadatelům poskytovány jen informace, které nezbytně k plnění svých úkolů nebo k zajištění výkonu určitého úseku státní správy potřebují.
Žadatelům uvedeným pod písm. d) (jiné než výše uvedené orgány a organizace), příp. i fyzickým osobám, lze bez souhlasu vězně poskytovat informace v omezeném rozsahu a jen tehdy, pokud osvědčí právní zájem. Např. pojišťovny, banky, různé firmy (jako věřitelé nebo zaměstnavatelé vězněných osob), soukromé osoby (jako věřitelé a osoby blízké) nebo jejich advokáti a správci konkurzní podstaty toto oprávnění prokazují přiložením fotokopií potřebných dokumentů (exekuční příkaz, rozsudek, plná moc, rodný list apod.) Těmto žadatelům pak Vězeňská služba sděluje jen adresu věznice a pro případ exekuce dobu trvání omezení osobní svobody a zda vězeň pracuje. Jiným, než výše uvedeným žadatelům, lze poskytnout informace jen se souhlasem vězněné osoby, který se dokladuje plnou mocí, která je udělena vězněnou osobou.
Možnosti podávání žádostí
1. Písemné podání
Žádosti o poskytnutí informace je nutné zasílat na stanoveném formuláři vydávaném Vězeňskou službou České republiky (Tiskárna VS ČR Praha Pankrác) nebo na formuláři zveřejněném na internetových stránkách Vězeňské služby ČR. Tento formulář je přizpůsoben k zasílání pomocí okénkových obálek a jeho použití zrychluje vyřízení žádosti. Do rámečku určeného pro adresu vždy žadatel vyplní adresu, na kterou má být žádost po vyřízení zaslána, přičemž musí adresa splňovat podmínky poštovních pravidel.
2. Elektronické podání
Formulář (elektronický) je možné zasílat také na e-podatelnu Generálního ředitelství Vězeňské služby České republiky v případě, že je pravost odesílatele ověřena certifikovaným elektronickým podpisem oprávněného žadatele (v případě neplatného certifikátu nebude na žádost reflektováno).
3. Faxem
Možnost zasílání žádostí faxem je určena zejména žadatelům uvedeným v písm. a) a to s ohledem na hrozící prodlení. Při příjmu většího počtu než 5 žádostí jsou odpovědi odesílány standardním způsobem – prostřednictvím poštovních služeb. Faxová podání se podávají na zvláštním formuláři, zveřejněném v odkazu uvedeném níže.
4. Ústní podání
Informace o podrobnostech trvání výkonu vazby nebo výkonu trestu odnětí svobody (v případě soudních rehabilitací nebo pro potřeby vězněných osob) podává referát Centrální evidence vězněných osob po telefonické dohodě také přímo v budově Generálního ředitelství Vězeňské služby České republiky (tel.: 244 024 820, 244 024 925).
Žádosti o poskytnutí informací vyřizuje
Generální ředitelství Vězeňské služby ČR
Centrální evidence vězněných osob
Soudní 1672/1a, P.O.Box 3,
140 67 Praha 4