Akademie VS ČR

Středa 11. listopadu.  Pochmurné a mlhavé ráno 5:50 h. Bc. Lenka Kohoutová vystupuje před Akademií z auta. Dnes ji čeká kontrolní den na stavbě výcvikového střediska a další důležité činnosti.

Lenka nastoupila po více než desetileté zkušenosti práce ve stavební firmě na úsek logistiky Akademie v září 2013 a po tříleté mateřské dovolené znovu posílila tým v říjnu 2019. Je referentkou majetkové správy a má na starosti opravy a investice. Kromě zaměstnání a rodiny se stále vzdělává. V únoru 2021 ukončí studium MBA.

Je 6 hodin a Lenka kontroluje e-maily (foto 1).  Dorazila cenová nabídka na provedení opravy žaluzií na oknech hotelové ubytovny. Lenka se teď soustředí na neodkladné úkoly. Nejprve faktura za stavební práce na vybudování výcvikového střediska, která musí být zaslána na Generální ředitelství VS ČR.

Je třeba si připravit podklady k dnešnímu kontrolnímu dni. Lenka začíná tím, že si pročte zápis z toho minulého.

V 7 hodin spěchá zkontrolovat opravy kuchyňky. Je to v pořádku. Voda neprotéká. Bude však ještě potřeba dolepit lištu na pracovní desku (foto 2).

Po cestě dolů do posilovny kontroluje Lenka stav zábradlí, které se bude brzy natírat (foto 3).

V posilovně zjišťuje, že při odstraňování staré ochrany zrcadel bylo odhaleno jedno rozbité. Lenka pořídí pár fotografií a zrcadlo změří (foto 4). Před odchodem z této místnosti ještě zkontroluje stav opravy stropnic (foto 5).

Dalším místem, kam má namířeno, je kancelář učitele, který nedávno z Akademie odešel. Lenka dokumentuje stav kanceláře, která bude vymalována a připravena pro nového kolegu (foto 6) .

V 7:30 h. se Lenka snaží telefonicky zkontaktovat s firmou zabývající se opravami žaluzií, ale ještě je asi příliš brzy. Snad se ozvou později.

Lenka nečeká. Seběhne ze třetího patra dolů, aby změřila rentgen, který má být převezen z původní učebny ve škole Akademie do vznikajícího výcvikového střediska. Rentgen je těžké, ale citlivé zařízení. Lenka má obavy, aby to stěhovací firma zvládla (foto 7).

Také zařízení cvičné cely se přesouvá do budovy výcvikového střediska. Lenka si prohlíží otvor, který zůstal po celových dveřích. Přemýšlí o tom, jak se bude bourat prosklená část původně sloužící výcviku, aby se místnost mohla přestavět na třídu.** Ve dveřích objevuje učitel Bc. Vladimír Kupec, který nostalgicky sleduje „mizení“ učebny, kde léta řídil výcvik nových příslušníků. Lenka s Vladimírem konzultuje funkčnost právě budované cvičné cely v novém výcvikovém středisku. (foto 8)

Ještě zkontrolovat, zda bylo do prodejního automatu, který slouží místo kantýny, instalováno zařízení pro platební karty. Firma má čas do konce týdne. (foto 9)

Lenka se také zastaví v místnosti se vzduchotechnikou. Protože teploty ráno klesají k bodu mrazu, upravuje nastavení tak, aby bylo připraveno pro okamžité spuštění.  Termín povinné revize klimatizací se blíží. Lenka již provedla průzkum trhu. Kromě standardní kontroly a údržby některé firmy nabízejí sanitaci klimatizačních jednotek speciálním přípravkem proti Covid-19.  Co nejdříve je třeba tyto služby objednat (foto 10).

Lenka ještě nahlédne do vedlejší místnosti, kde je výměník. Tady je vše v pořádku (foto 11).

Je 8:45 h. a Lenka se chystá na odchod z kanceláře. Za čtvrt hodiny začíná dnešní kontrola stavby. Dostaví se jen část osob, které by tady měly normálně být. Přítomni jsou stavbyvedoucí, vedoucí oddělení logistiky Generálního ředitelství VS ČR a zástupce objednatele – technický dozor. Ostatní se nezúčastní z důvodu omezení cestování v době nouzového stavu ČR. Na stavbě dnes pracuje velký počet dělníků. Lenka detailně kontroluje a dokumentuje současný stav a domlouvá drobné dílčí úpravy uvnitř budovy. Konzultuje také oplocení pozemku  (foto 12 - 15).

Poté, co Lenka podepíše stavební deník, běží zpět do budovy školy (foto 16). Když usedá k počítači, aby zpracovala zápis z kontrolního dne a rozeslala jej všem zainteresovaným, je 10:15 h (foto 17).

V 11 hodin si konečně Lenka udělá krátkou přestávku na oběd. Dnes kuchaři věznice připravili svatomartinskou husu. V 11:20 h. přichází e-mail s oznámením, že z důvodu havárie vodovodu ve Stráži pod Ralskem rozhodlo vedení Akademie o ukončení pracovní doby v 12:30 h. Lenka však urgentně potřebuje některé práce dokončit. Také zkontaktuje firmu na údržbu zeleně a požádá o přesun dnešní plánované schůzky na zítřek. *

Každý den, a obzvláště den v době covid-19, udělá Lenka maximum, aby před odchodem z práce měla všechny úkoly splněny. Dnes zůstává v práci do 14:20 h.

*Ve čtvrtek 12. listopadu v 6:30 h. přijíždí do Akademie zástupce firmy, která se postará o ostříhání přerostlého živého plotu a posekání části trávníku (foto 18). Je to práce, kterou v běžném provozu vykonávají odsouzení z Věznice Stráž pod Ralskem. V době pandemie však tato spolupráce není možná. Proto Akademie bude muset mimořádně využít služeb dodavatele.

**Ani ve čtvrtek se Lenka nezastaví. Dopoledne přichází zástupce firmy, která v nejbližší době změní původní cvičnou celu na obyčejnou učebnu (foto 19). A odpoledne ji čeká kontrola probíhajících oprav koupelen, nouzového osvětlení na chodbách a seřízení oken ubytovny.

Jak Lenka vnímá rozdíl v práci v době pandemie? Součástí zdvořilého a seriózního jednání s dodavateli je obvykle podání ruky. To je teď vyloučeno. Zdravit se se zástupcem firmy dotykem lokte není nejvhodnější. Pozdrav by měl být doprovázen úsměvem, ale ten není pod rouškou vidět. Lenka se snaží tento diskomfort v komunikaci překonávat laskavým a klidným tónem. Dodavatelé se v době koronavirové krize shánějí mnohem složitěji. Méně firem je schopno provádět požadované činnosti. Důvodem může být to, že jejich zaměstnanci jsou buďto nemocní, v karanténě, nebo s dětmi doma. Obě strany se obávají nákazy, která může omezit nebo zastavit sjednané práce. Na druhé straně by Lenka ráda dokončila některé opravy co nejdříve, dokud v Akademii nejsou studenti. Práce teď nenarušují výuku. Nevadí, když je vypnutá elektřina nebo je nutné zastavit vodu. Lenka si je dobře vědoma toho, že výsledky práce oddělení logistiky významně ovlivňují podmínky pro výuku i vnímání Akademie veřejností. A Lence na výsledcích její práce skutečně záleží.

 Part VIII - One Working Day with…

Wednesday 11 November.  A gloomy and foggy morning. It is 5:50. Lenka Kohoutová gets out of her car thinking of her today´s tasks.

Lenka started to work in Logistics Department after her over ten years’ experience in a construction company in 2013. After her three year´s maternity leave, she returned back to work at the Academy in 2019. She is an assets management officer. She is responsible for repairs and investments. She will complete her MBA studies next February.

6:00 Lenka reads her e-mails (Photo 1). A price offer for the repair of the window blinds in the hotel has arrived. A lot of paper work is ahead. She needs to get ready for her control day at the simulation centre construction site.

7:00 Lenka runs to check the state of repairs in one of the Academy kitchenettes. Water is not leaking but the sink rail has not been attached yet (Photo 2).

On her way down to the fitness room, Lenka looks at the stair railing. It will be painted soon (Photo 3).

In the fitness room, she finds out that while removing the old shields, one broken mirror revealed. Lenka takes a few photos and measures the mirror size (Photo 4). Before she leaves the room, she checks the state of the ceiling repairs (Photo 5).

Next, she hurries to the office of a teacher who left the Academy recently. She documents the state of the office that will be painted and prepared for a new teacher (Photo 6).

7:30 Lenka calls to the firm offering window blinds repairs. But it is too early. They will call her back later today.

Lenka does not wait. She runs from the third floor to the basement to measure the X-ray baggage scanner before it is moved the new simulation centre. The scanner is a heavy but delicate machine and Lenka wants to ensure a successful transfer (Photo 7). 

The school simulation cell also removes to the simulation centre. Lenka examines the hole that remained after the cell door demolishment. She considers the way of dismantling the glass part of the former simulation cell that will become a regular classroom**. Suddenly, a teacher Vladimír Kupec appears at the door. He feels nostalgic for the vanishing place where he spent years training his students. Lenka consults the construction of the new simulation centre with Vladimír (Photo 8).

A few minutes later, Lenka checks a vending machine that has replaced a canteen closed due to Covid-19. The vending company has promised to install a credit card reader by the end of this week (Photo 9).

Lenka goes to the ventilation control room. Morning temperature drops down to the freezing point in November. The ventilation device must be set for winter conditions. The ventilation revision deadline is approaching. Lenka has completed the market research and found out that some firms offer - apart from standard control and maintenance services - also air-conditioning unit sanitation with a special Anti-Covid disinfectant. This service must be ordered as soon as possible (Photo 10).

Lenka looks in the room next door. The heat exchanger is in a good shape (Photo 11).

9:00 The control day at the construction site begins. Only a part of the persons are present. Some cannot come because of the Covid-19 travelling restrictions. There are many workers at the site today. Lenka controls and documents the present state and consults adjustments or changes inside and outside the future simulation building including the fencing (Photo 12 – 15). Having signed the site diary, Lenka hurries back to the Academy school (Photo 16).

10:15 She starts writing the control day report (Photo 17).

11:00 Lenka takes her lunch break. The cooks at Stráž pod Ralskem Prison made roast goose for the St. Martin´s Day.

11:20 An e-mail comes with an announcement that due to a municipal water supply accident, the Academy Director allows the employees to end their working day at 12:30. However, Lenka urgently needs to complete her today´s tasks. The only thing she can postpone for tomorrow is a meeting with a firm that offers gardening services*. She leaves the Academy at 14:20.

* Thursday 12 November 6:30. A gardening firm representative arrives at the Academy. Lenka consults the hedge trimming and lawn mowing with him (Photo 18). Normally, such work is done by prisoners from the neighbouring prison. However, in the times of pandemic, the prisoners are not allowed to go outside the prison. That is why the Academy has to make an exception and offer an outside supplier´s services.

** Today, Lenka also has a lot to do. In the morning, another firm representative comes. This firm will dismantle the former simulation cell and change it into a classroom (Photo 19). In the afternoon, she goes to the hostel to control the state of the bathroom reconstruction, emergency lightning repair and window adjustment.

What is the impact of the pandemic on Lenka´s work? She misses handshaking with the suppliers. To great representatives of the companies touching their elbows is not appropriate. Her smile in communication with people is hidden under the mask. Lenka tries to overcome that discomfort using a nice and pleasant voice. It is not easy to find suppliers during the pandemic. Fewer companies can offer and do their services. The reasons may be infected workers, their staying home in quarantine or with their school children. Lenka is afraid of infection that may slow down or even stop agreed work. She would like certain work to be completed before the students are back at the Academy. She is not happy when lessons are disturbed by noisy repairs and students do not have to experience electricity or water switching off.  Lenka is aware of the fact that Logistics Department significantly influences the conditions for training and the public opinion of the Academy. And Lenka´ s  work results are important to her.