Akademie VS ČR

Jana Kozáková patří do skupiny nejmladších občanských zaměstnanců Akademie. V srpnu 2016 se rozhodla přijmout místo asistentky pedagogického oddělení, když předtím pracovala pět let ve Věznici Stráž pod Ralskem.  Nyní je druhým rokem součástí čtyřčlenného týmu ekonomického oddělení a kromě práce účetní má na starosti také knihovnu Akademie. Jana se stále vzdělává. Studuje dálkovou formou na Vysoké škole aplikované psychologie v Terezíně. Je ve druhém ročníku. Dojíždí ze svého bydliště do Akademie autem nebo autobusem. Cesta autem jí trvá asi 15 minut.

Je 5. listopadu. Jana si načipovala příchod, odkódovala kancelář s pokladnou a nechala si změřit teplotu (Foto 1).  A hned přebírá balík s novými knížkami, který dorazil včera. Je 6:30 h., když v kanceláři zapíná počítač a prohlídne si úkoly v kalendáři. Než se počítač otevře, uvaří si ranní kávu.  

Jelikož se pomalu blíží konec roku, je poslední možnost čerpat příspěvek z FKSP. Přichází kolega z oddělení IT Bc. Tomáš Kapucián, DiS., který si podal žádost o příspěvek na dioptrické brýle. Jana kontroluje žádost. Ještě chybí podpis vedoucí ekonomického oddělení. Teprve pak může být žádost akceptována (Foto 2).

S koncem roku je třeba být soustředěnější také při přidělování příspěvků na obědy personálu Akademie. Část kolegů odebírá obědy z Věznice Stráž pod Ralskem, několik dalších pak dochází na oběd do blízké Pampelišky, která má však již měsíc z důvodu pandemie zavřeno. Jana dnes dostala na stůl rozpis odebraných obědů a musí zkontrolovat, zda všichni strávníci mají ještě nárok na příspěvek, nebo zda svůj limit již vyčerpali. Výpočet částky pak posílá své kolegyni, která převádí platby do obou zařízení.

V 7 hodin běží Jana do knihovny. Když z některé ze 35 českých věznic odchází zaměstnanec, personalisté musejí ověřit, zda nemá zapůjčené nějaké knihy. Jana zkontroluje výpůjčky a odpovídá e-mailem, že končící zaměstnanci nemají vůči knihovně žádný závazek. Mezitím ještě zapíše příjem časopisu Psychologie, který ukládá do příslušného regálu (Foto 3).

V kanceláři Jana probere složku s dokumenty, které je třeba roztřídit. Jde převážně o faktury (Foto 4). Jana teď telefonicky ověří, zda jsou v kancelářích kolegové, kterým je třeba faktury odnést (Foto 5). První cestu má k asistentce oddělení logistiky Simoně Mišákové (Foto 6). Dalším příjemcem je asistentka oddělení pedagogického Jindřiška Inka Sodomková (Foto 7). Ředitelka jedné z věznic si objednala knihy z knihovny. Jana je připravila k distribuci (Foto 8). 

Osmá hodina se dnes vyznačuje telefonáty. Zástupkyně ředitele Ing. Inka Mery volá, že již má volno a Jana může přinést dokumenty k podpisu. Mjr. Mgr. Adam Klimša, zástupce vedoucího pedagogického oddělení, se dotazuje na provoz knihovny v době pandemie. Individuální výpůjčky jsou možné. Nejčastěji jsou knihy připraveny k vyzvednutí na recepci Akademie. Volá také učitel psychologie, který by potřeboval objednat nějaké specifické testy. Domlouvají si schůzku na 9:30 h.

Jana připraví dokument, ve kterém sděluje jednomu ze zaměstnanců, že vyčerpal limit na příspěvek z FKSP pro rok 2020. Teď si poběží pro podpis, kterým dotyčný zaměstnanec stvrdí, že tuto skutečnost bere na vědomí.

Nyní je čas na zařazení dnes došlých knih do katalogu knihovny (Foto 9). V knihovně již pracuje kolegyně Ladislava Havlíčková, která zatím ukládá vrácené knihy do karantény (Foto 10).

Do složky k vyřízení zatím doputovaly žádosti zaměstnanců o poskytnutí příspěvku na penzijní připojištění. Jde o větší částky, takže se na to bude muset Jana zaměřit později. Teď ještě rozdá kalendáře na rok 2021 kolegyním na ekonomickém oddělení a jeden zanese také do knihovny.

Nový učitel psychologie kpt. Mgr. Martin Antušák pracuje na adaptaci dosavadních výukových materiálů tak, aby jednoznačně vycházely z potřeb vězeňské praxe a odpovídaly současným trendům psychologie ve světě. Moderní prvky výuky by měly mimo jiné pomoci zvýšit motivaci studentů k sebepoznávání a k dalšímu sebevzdělávání. Martin by chtěl s Janou projednat pořízení psychodiagnostických technik, se kterými seznámí své studenty.  Jana se s takovým typem požadavku zatím nesetkala, potřebuje tedy vysvětlit, jak má postupovat, aby tato vysoce odborná literatura dorazila do Akademie co nejdříve. (Foto 11)

Práce s penězi samozřejmě patří k denním Janiným činnostem. Když si Jana připravuje vše, co by měla vzít na poštu, nakoukne do dveří jedna učitelka, která by potřebovala rozměnit peníze. Ano, i tohle bývá docela časté. Než může Jana konečně vyrazit na poštu, přichází informace, že jedno z knihkupectví zaslalo knihy na dobírku, což Akademie nemůže přijmout. Jana telefonuje, aby zjistila, jak může být tato věc napravena. Knihy, které již čekají na poště, nebudou moci být vyzvednuty. Naopak musí Jana zařídit zaslání zpět do knihkupectví, které je odešle znovu, tentokrát s fakturou.

Konečně před půl jedenáctou je Jana připravena vyřídit záležitosti na poště. Naštěstí je dnes krásný slunečný podzimní den a Jana se může cestou kochat nádherným okolím Akademie (Foto 12).

Když se v 11:00 h. vrátí do kanceláře, začne se věnovat všem dokumentům, které v průběhu dopoledne doputovaly do její složky. Je to mravenčí práce, která vyžaduje její plné soustředění, neboť se jedná o peníze.  Práci přeruší Jana jen na půl hodinky, kdy si sní svůj oběd. A pak pokračuje v této práci až do 13:00 h.

Ráda by si dnes ještě stihla prostudovat instrukce Ministerstva spravedlnosti MSP-53/2015-OI-SP o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. Školení a následný test formou e-learningu jsou povinné.  

Jana dnes zamyká kancelář těsně před půl druhou a odjíždí domů.

Je samozřejmé, že chod ekonomického oddělení žádné instituce nemůže být pandemií nijak ovlivněn. V tomto směru se Janin pracovní den nezměnil. Pandemie však ovlivnila činnost knihovny. Počet výpůjček klesl díky dálkové výuce na třetinu. Knihovnice Jana a Ladislava využijí této situace k velkému podzimnímu úklidu všech místností knihovny a skladu učebnic. Práce je tedy stále hodně, jen Janě se stýská po všech těch lidech, se kterými se teď nemůže osobně setkat.

Part VII - One Working Day with…

Jana Kozáková is one of the youngest civilian staff members of the Academy. She applied for a post of an administrative assistant of Pedagogy Department in 2016 with a five-year experience of working at Stráž pod Ralskem Prison.  After two years being in a team of Pedagogy Department, she became an accountant of Finance Department. She is also responsible for the Academy library.  Jana studies at Applied Psychology College in Terezín. It takes her about 15 minutes to get from home to the Academy by car.

It is Thursday 5 November. Jana uses a passcode to unlock her office with a safe (Photo 1). She lets the receptionist to check her temperature and receives a packet with new books which arrived yesterday. 

6:30 Jana is at her computer and looks at her list of tasks. In the meantime she is making her morning coffee.

Czech prison service employees can ask for a contribution from the Fund of Cultural and Social Needs*. At the end of a year, more people come with their requests.  Tomáš Kapucián, an IT officer would like to buy corrective eye-glasses. Jana checks his written request. He needs to get one more signature before his request can be accepted (Photo 2). To allocate the financial contribution for the costs of Academy employees´ lunch is a process that needs Jana´s concentration. Jana checks a list of colleagues who ordered meals from the nearby prison last month. Some have overdrawn their financial limit. Jana fills individual amounts in a table which will be sent to one of her colleagues who is responsible for bank transfers.

7:00 Jana is in the library.  When a prison employee leaves the Czech Prison Service, a prison HR officer checks if the employee has returned the books he/she has borrowed from the Academy library. Jana looks in the register and sends emails with confirms that the ex-employees do not keep any books.  She also registers a new magazine Psychology and puts it on the shelf containing the other issues (Photo 3).  

There is a file with papers which need to be categorized and distributed on Jana´s office desk. Most of the papers are invoices (Photo 4).  Jana calls her colleagues to find out if they are in their offices (Photo 5). She delivers the documents to Simona Mišáková, a Logistic Department assistant, (Photo 6)  and to Jindřiška Inka Sodomková, a Pedagogy Department administrative assistant (Photo 7).

One of the prison directors has asked for a few books and Jana prepares the transfer (Photo 8).

8:00 A few telephones. Deputy Director Inka Mery calls that she is expecting the documents that need her signature. Deputy Head of Pedagogy Department Maj. Adam Klimša asks about the library opening hours during the pandemic. Individual borrowings are possible. Usually, the books are prepared at the Academy reception desk where the person collects them. A psychology teacher calls to ask for a short consultation later that day.

8:30 Jana takes the box of new books to her colleague librarian Ladislava Havlíčková. The books are checked and registered (Photo 9). In the meantime, Ladislava puts some returned books in a quarantine box (Photo 10).

Jana gets back to her office and goes through new requests for contributions that have arrived. She receives calendars for 2021 and distributes them to her Financial Department colleagues and to the library.

Capt. Martin Antušák, a new teacher of psychology, is working on a new concept of the subject. He would like to make his psychology lessons more modern, useful and motivative for the students. He asks Jana to order some psychodiagnostics techniques. It is a new task for Jana, so she asks for specific details to understand where the highly professional literature can be offered (Photo 11).

Working with money belongs to Jana´s daily activities. When preparing to leave for the Post Office, a teacher who needs to change money knocks at the door. Such requests are quite common. Suddenly information comes that a book store has sent a cash-on delivery. The Academy is not allowed to accept books sent this way. Jana makes a phone call to the books store to find out how to proceed. The books cannot be collected from the Post Office, on the contrary, they need to be sent back to the book store that will resend them back with an invoice.

10:30 Jana enjoys a wonderful autumn sunny day on her way to the Post Office (Photo 12).

11:00 Back at her office Jana does her paper work. She needs to be focused because it is all about money. She only interrupts her work for half an hour to have her lunch.

13:00 All Academy employees are obliged to study Instruction of the Ministry of Justice on IT and communication technology safety and to pass a test. This compulsory e-learning must be completed by the end of January. Jana starts reading the document.

13:30 Jana leaves the Academy.

It is obvious, that Finance Department operation in any institution cannot be influenced by the pandemic. Jana´s working days have not changed in that respect. However, the pandemic has its impact on the library activities. The number of borrowings has dropped to one third due to distance learning.  The librarians Jana and Ladislava use this situation for systematic cleaning, organizing and the register checking in all the library rooms including the text books store. There is a lot to do. But Jana misses all the people she cannot meat personally at the times of Covid and she hopes the situation improves soon. 

*Fund of Cultural and Social Needs  (FKSP) is a type of benefit, which the Prison Service of the Czech Republic offers its staff. Each employee can ask for a grant from this fund. The amount differs in each prison/year. Employees can ask for a contribution to cover the costs of tickets to sport or cultural events, recreation and wellness activities and some other items listed in a document of the particular year. It can also be used by the staff as a contribution to pay for their meals at prisons. FKSP is also used for an interest-free loan.