Akademie VS ČR

Ještě nedošel do kanceláře, když ho na chodbě zastavili vedoucí pedagogického oddělení a jeden z učitelů. Vedoucí upozorňuje, že dnes odpoledne je nezbytně nutné sezvat poradu pedagogického oddělení. Bc. Tomáš Větrovec se jí jako IT specialista musí zúčastnit. 

Tomáš Větrovec nastoupil do Akademie v roce 2015 jako správce IS/ICT, kratší dobu pracoval jako správce ubytovny a od roku 2018 je vedoucím IT oddělení.

Dnes, 15. října, má Tomáš před sebou dva hlavní úkoly, a to zajistit technicky webinář sociálních pracovníků „Individuální plánování“. Částečně jde o rutinní činnost, premiérou pro celý tým je však povinné vytvoření video nahrávky tohoto akreditovaného kurzu, který přechází z prezenční formy na formu on-line. Tomáš předpokládá, že bude potřeba proškolit externí lektorku s naší platformou. Druhý úkol je manažerský. Před dvěma týdny nastoupil na pozici správce IS/ICT Bc. Tomáš Kapucián, DiS. Toho je potřeba postupně zasvěcovat do činností, které nebyly v náplni jeho práce v oblasti IT ve Věznici Stráž pod Ralskem.

Tomáš Větrovec hází svůj batoh do kanceláře a zase vybíhá, aby si vyzvedl klíče od třídy, ve které bude realizován webinář. Musí zapnout počítač a zkontrolovat funkci video záznamu, který testoval ve dvou předešlých dnech. Je 7:15 h., když zjistí, že nemá mobil. Tomáš bydlí se svou manželkou v 30 km vzdáleném Novém Boru. Bez mobilu by byl jeho pracovní den téměř nemožný. Naštěstí nachází mobil v autě.

V 7:25 h. se Tomáš schází s učitelem kpt. Mgr. Lukášem Kozaczkou, který by rád zkonzultoval jeden ze svých námětů na zefektivnění práce učitelů. S kávou z automatu diskutují o tom, zda by bylo možné zlepšit orientaci učitelů při kontrole a opravování testů on-line. Tomáš Lukášovi slibuje, že to probere s vedoucím pedagogického oddělení ještě dnes. Chvíli se také zabývají problémem, který by nastal, kdyby jedna ze dvou barevných tiskáren v Akademii měla poruchu. Bude dobré provést zkušební tisk osvědčení na zatím takto nepoužité tiskárně, aby se předešlo nepříjemné situaci.

V 7:50 h. je Tomáš opět ve třídě, kde spolu s učitelkou PaedDr. Janou Paukertovou, Ph.D., očekávají příjezd externí lektorky kurzu sociálních pracovníků věznic. Postupně se on-line připojují účastníci z šesti věznic. Celkem jich dnes má být 10. Jana provádí registraci (foto 1). Tomáš komunikuje s pracovníky IT ve věznicích a instruuje je, jak postupovat (foto 2). Jedna z věznic má problémy s připojením.

Mezitím ještě Tomáš stihne poskytnout telefonickou konzultaci IT pracovníkovi z jiné věznice, který má návrh jak sjednotit administrátorům způsob přidělování licencí Skype pro zaměstnance u nově povolávaných studentů Akademie.

Konečně přijíždí lektorka, kterou Tomáš může instruovat. Jana Paukertová ještě seznámí účastníky s tím, že celý webinář bude nahráván. V 8.35 h. školení začíná.

Tomáš se teď může věnovat plnění běžných povinností. Kontroluje Helpdesk (foto 3). Má zde několik nových požadavků od tří vyučujících. Jeden žádá o převedení dokumentů z PDF do editovatelné podoby. Dva potřebují zajistit tisk vysvědčení. Je zde požadavek na úpravy ve výkazu pro doplňkové pedagogické studium a převedení testů do on-line verze. Další tři úkoly čekají na vyřízení již z předchozího dne.

Tomáš rozhoduje, že prioritou je tisk vysvědčení. Zároveň využije této příležitosti k zaučení kolegy. Tomáš mu vysvětlí, jak přesně postupovat při vyplňování vysvědčení a jejich tisku (foto 4). Nejedná se jen o technické zvládnutí, o vysvětlení funkcí dané tiskárny, ale také je třeba pečlivě zkontrolovat formální přesnost údajů ve formuláři. Tomáš také kolegu poučí o dalším postupu, například komu a kam je nutné vytištěná vysvědčení odnést k následné kontrole. Využívá k tomu různé pomůcky, například plánek budovy, ve které se nový kolega ještě dobře neorientuje.

Je 9:00 h. a Tomáš kontroluje e-maily. Vedoucí pedagogického oddělení plk. PhDr. Pavel Hegr svolává poradu na 12:30 h. Je to tedy změna v Tomášově programu. Tomáš telefonuje Pavlovi, aby to zkonzultoval. Zároveň mu sděluje, o čem ráno diskutoval s učitelem Lukášem Kozaczkou. Pavel se k tomu vyjadřuje a dohodnou se na řešení. Během asi desetiminutového hovoru má Pavel ještě dva jiné hovory z druhého telefonu.

Tomáš vypadá unaveně a vzpomene si, že dnes ještě nesnídal. Bere si rohlík a pokračuje v řešení běžných úkolů u počítače.

V 9:20 h. chce Tomáš jít zkontrolovat, zda správně funguje video záznam webináře. Po cestě ještě vyzvedává klíče od veřejného kiosku pro hosty, kde je třeba provést rutinní údržbu PC (foto 5). Jde o doinstalování výkonnostních a bezpečnostních aktualizací. Tomáš spouští počítače (foto 6). Za hodinu je bude třeba restartovat a za další hodinku vypnout.

Poté, co se ujistí, že externí lektorka nic nepotřebuje a všechno probíhá bez problémů, se vrací k úkolům z Helpdesku (foto 7). V 10:15 h. odskočí od počítače a kontroluje práci svého podřízeného. Mezitím přicházejí další požadavky do Helpdesku. Při pohledu na kalendář si Tomáš uvědomí, že dnes je termín vypracování zprávy z kontrolní činnosti. V 10:40 h. začíná psát zprávu, kterou pak zašle přes ETŘ řediteli Akademie k odsouhlasení.

V 11:00 h. si udělá přestávku, aby si mohl sníst oběd.

V průběhu oběda vypadl v budově Akademie internet. Pracovníci IT běží do serverovny, aby vylučovací metodou zjistili, kde může být problém (foto 8).  Musí to být na ubytovně nebo u poskytovatele internetu. Tomáš bere kolegu do ubytovny v ulici Jižní. Rutinní odzkoušení ukáže, že chyba není na naší straně. Tomáš telefonuje na linku poskytovatele služby a hlásí poruchu.

Ve 13:30 h. se do kanceláře IT dostaví učitel kpt. Bc. Michal Čechoň. Probírají spolu záležitosti ohledně školení platformy Skype pro učitele, které proběhne příští týden. Za chvíli se k nim připojí také zástupce vedoucího pedagogického oddělení mjr. Mgr. Adam Klimša (foto 9).

Těsně před 14 hodinou vyráží Tomáš se svým kolegou opět na ubytovnu. Tentokrát jde o ubytovnu v ulici Energetiků. V technické místnosti přijímá ještě hovor od externí lektorky, která hlásí, že webinář proběhl bez problémů a že příští týden se opět setkají. Pracovníci IT vylézají po žebříku na střechu budovy ubytovny. „Minulý měsíc došlo k výpadku spojení ubytovny se školou a problém byl opraven právě na tomto místě“, vysvětluje Tomáš novému kolegovi, ukazuje mu zařízení na vrcholu stožáru a vizuálně kontroluje přívodní kabel (foto 10).

Za půl hodiny se již vracejí do Akademie. Tomáš zajistí uložení záznamu webináře a mezitím dokončuje zprávu pro ředitele Akademie. Odejít z práce může v 16:00 h.

Tomáš Větrovec dnes neprožil nic výjimečného. Byl to pro něj naprosto běžný pracovní den. Zítra začne s kolegy z pedagogického oddělení připravovat školení pro učitele a má spoustu dalších úkolů, které musí dokončit před víkendem.

Part V- One Working Day with…

He has not reached his office yet when the Head of Pedagogy Department and one of the teachers stopped him. Tomáš Větrovec, the Head of IT Department is asked to attend an afternoon meeting of Pedagogy Department.

Tomáš joined the Academy in 2015 as an IT specialist, then he worked as a hostel service engineer and since 2018 he has been the Head of IT Department.

Today, 15 October, Tomáš has two main tasks to do. Ensuring a webinar “ Individual planning” for social workers is partly a routine for the team, but the new aspect is to record the accredited course that is transformed from a face-to-face form into on-line. Tomáš assumes that the external lecturer needs his technical assistance as she is not familiar with the platform the Academy uses. The other task is related to his leadership role. Two weeks ago, a new IT officer Tomáš Kapucián moved from a prison to the Academy and he needs to learn the specifics of his new job.

Tomáš throws his bag on his desk and leaves his office. He gets a key and runs to the classroom where the webinar takes place. He switches on the computer and checks if the recording works.

7:15. Tomáš finds out he misses his mobile phone. Tomáš and his wife live in a 30 km distant town. Without a mobile phone his working day would be impossible. Fortunately, it turns up that he left his mobile in his car.   

7:25 Tomáš has a meeting with a teacher Capt. Lukáš Kozaczka who would like to consult his idea that could make teachers´ work more effective. They discuss a possibility to improve the existing system of on-line test assessment while drinking vendor coffee.  Tomáš promises to take the idea to the Head of Pedagogy Department today. After that, Tomáš and Lukáš consider a crisis situation that could occur if one of the two coloured printing machines is out of order. It would be reasonable to check that both the machines are in a good shape.

7:50 He is back in the classroom. He and a teacher Jana Paukertová Ph.D. are expecting the external lecturer of the course for social workers. Participants from ten prisons are logging. Jana checks the participants´ list (Photo 1). Tomáš instructs IT workers at the prisons (Photo 2).  When the lecturer arrives, Tomáš assists her with the obligatory recording. The webinar starts at 8:35.

Tomáš can devote himself to his routine duties. He reads requirements sent via e-mail Helpdesk (Photo 3). He decides that the most important is to print certificates. He uses the opportunity to introduce this piece of work to his new colleague Tomáš Kapucián (Photo 4). It concerns not only technical mastering. The new colleague has to be aware of the importance of full and accurate data in the certificate form and the organization of the internal procedures. To explain all aspects to his colleague, Tomáš uses various tools for example a map of the school building. 

9:00 Tomáš reads his e-mails and learns that a meeting is called to order at 12:30. Tomáš consults this with the Head of Pedagogy Department. After that, Tomáš looks tired and remembers he has not had his breakfast yet. He gets a roll and continues doing his tasks.

9:20 On his way to the webinar classroom, Tomáš has to do servicing of the computers in the access centre for visitors (Photo 5).  In an hour he has to return and restart the computers (Photo 6). Tomáš checks if the external lecturer is satisfied with the technology and gets back to the Helpdesk requirements.

10:15 Tomáš asks his new colleague if everything goes well. In the meantime, more and more requirements come into Helpdesk (Photo 7). Tomáš looks at his calendar and remembers of the deadline of control activities report, and he starts to write it.

11:00 Lunch break.

During his lunch break, Tomáš is informed that the internet in the building does not work. Both IT officers hurry to find out what has happened. The server room in the school does not reveal any problem (Photo 8). They go to the other server room in the Academy hotel. The error is not on our side. Tomáš calls the service provider to report the internet failure.

13:30 Tomáš has a meeting with an IT teacher Capt. Michal Čechoň.  They discuss a lecture on the use of Skype Michal is going to deliver to the teachers next week. In a while the Deputy Head of Pedagogy Department Maj. Adam Klimša joins them (Photo 9).  

14:00 Tomáš and his IT colleague are in the Academy hostel.  He gets a call from the webinar lecturer who informs Tomáš about the successful day. She has another webinar next week and she asks Tomáš to assist her again.

Both IT officers climb up a ladder and they find themselves on the hostel roof (Photo 10). Tomáš tells his colleague that last month he detected the problem here.

14:30 They are back at the Academy. Tomáš saves the webinar record and writes up his report for the Academy Director. He leaves his workplace at 16:00.

Tomáš Větrovec has had a routine day. Tomorrow, he will cooperate with a team of Pedagogy Department to prepare a lecture for the teachers. He has also a lot of other tasks to fulfill before the weekend starts.